Globaal preventieplan en jaaractieplan: het verschil — en waarom u beide nodig hebt

U hebt een risicoanalyse laten opmaken. De risico's zijn in kaart gebracht, de maatregelen liggen klaar. En toch krijgt u bij een inspectie de vraag: "Waar is uw globaal preventieplan? En uw jaaractieplan?" Voor veel werkgevers zijn dat twee onbekende documenten — of erger, twee namen voor wat zij denken dat hetzelfde is. Dat is het niet.

De risicoanalyse is het begin, niet het einde

De risicoanalyse vertelt u wat de risico's zijn. Maar de wet — meer bepaald het KB van 27 maart 1998 betreffende het beleid inzake het welzijn van de werknemers — verwacht dat u die analyse vertaalt naar een plan van aanpak. Dat gebeurt op twee niveaus, met twee verschillende documenten.

Het globaal preventieplan (GPP): de lange lijn

Het globaal preventieplan loopt over vijf jaar. Het is uw strategisch document: het beschrijft de resultaten van de risicoanalyse, de te bereiken doelstellingen, de activiteiten om die te halen, de middelen die u inzet en de verantwoordelijkheden die u toewijst. Zie het als de meerjarenvisie op welzijn in uw bedrijf — niet jaar per jaar, maar de grote richting.

Het jaaractieplan (JAP): de concrete vertaling per jaar

Het jaaractieplan is de uitwerking van het globaal preventieplan voor één kalenderjaar. Het bevat de concrete doelstellingen voor dat jaar, de middelen en methoden om ze te bereiken, en de opdrachten en termijnen per verantwoordelijke. Waar het GPP de richting bepaalt, maakt het JAP het meetbaar en opvolgbaar. Het moet bovendien klaar zijn vóór het begin van het werkjaar waarop het betrekking heeft.

Waarom u ze niet kunt overslaan

Beide documenten zijn wettelijk verplicht voor élke werkgever — niet enkel voor grote bedrijven. En ze zijn niet vrijblijvend: het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk (of, bij ontbreken daarvan, de vakbondsafvaardiging of de werknemers zelf) moet er advies over geven. Een inspecteur die langskomt, vraagt er standaard naar. Ontbreken ze, dan staat u meteen op achterstand — ook al is uw risicoanalyse perfect in orde.

Het gevaar van het kastdocument

Net als bij de risicoanalyse geldt: een GPP of JAP dat enkel bestaat om een inspecteur tevreden te stellen, mist zijn doel. Een goed jaaractieplan is een werkinstrument. U haalt het meermaals per jaar boven, vinkt af wat gerealiseerd is, schuift door wat niet lukte, en gebruikt het als basis voor het overleg met uw medewerkers. Zo wordt preventie een levend proces in plaats van een jaarlijkse formaliteit.

Hoe begint u?

Hebt u al een degelijke risicoanalyse, dan is de stap naar een GPP en JAP kleiner dan u denkt — het is vooral een kwestie van structureren en prioriteren. Ontbreekt de risicoanalyse nog, dan begint u daar. De twee plannen bouwen er logisch op voort.

PrevX helpt u beide documenten opstellen vanuit uw bestaande risicoanalyse: helder, toetsbaar aan de wet, en bruikbaar als echt werkinstrument in plaats van een document voor de kast.