Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van gegevens?

PrevX
Polderstraat 109, app. 0203 | 8450 Bredene

peter@prevx.be | www.prevx.be
+32 491 34 29 75

PrevX treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor alle persoonsgegevens die via de website, via e-mail of tijdens opdrachten worden verzameld.

Welke gegevens verzamelt PrevX?

PrevX verzamelt enkel gegevens die nodig zijn om te kunnen communiceren, opdrachten uit te voeren en wettelijk te voldoen aan administratieve verplichtingen.

Gegevens die kunnen worden verwerkt:

• Naam en voornaam

• Bedrijfsnaam en functie

• Adresgegevens

• Telefoonnummer

• E-mailadres

• Inhoud van berichten die je verstuurt via het contactformulier of e-mail

• Facturatiegegevens (ondernemingsnummer, btw-nummer, Peppol ID)

• Eventuele documenten die je zelf bezorgt

PrevX verzamelt géén gevoelige persoonsgegevens zoals gezondheidsgegevens, ras, religie, politieke voorkeur of biometrische data.

Waarom worden deze gegevens verwerkt?

PrevX verwerkt persoonsgegevens enkel voor deze doeleinden:

1. Contactopname naar aanleiding van een ingevuld formulier of e-mail

2. Voorbereiding en uitvoering van opdrachten (advies, risicoanalyses, vorming, …)

3. Opmaak van offertes en overeenkomsten

4. Wettelijke verplichtingen zoals facturatie en boekhouding

5. Verbetering van de dienstverlening (bv. opvolging van vragen)

PrevX gebruikt de gegevens nooit voor marketingdoeleinden zonder expliciete toestemming en deelt ze niet met derden, tenzij dit wettelijk verplicht is (bv. boekhouder of overheidsinstantie).

Juridische grondslagen

PrevX verwerkt persoonsgegevens op basis van:

• Contractuele noodzaak: om een opdracht te kunnen uitvoeren

• Wettelijke verplichting: facturatie, boekhouding

• Gerechtvaardigd belang: communicatie en dienstverlening

• Toestemming: bij gebruik van het contactformulier

Hoe lang worden gegevens bewaard?

PrevX bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig:

• Contactgegevens: max. 2 jaar na laatste contact

• Offertes en documenten: max. 5 jaar

• Facturatiegegevens: 7 jaar (wettelijk verplicht)

• Opdrachtgerelateerde documenten: tot 5 jaar na beëindiging van de opdracht

U kan altijd vragen om uw gegevens eerder te laten verwijderen, tenzij de wet dat verhindert.

Worden gegevens gedeeld met derden?

Gegevens worden uitsluitend gedeeld met derden wanneer dit noodzakelijk is:

• De boekhouder (belasting- en facturatiedoeleinden)

• Eventuele softwareleveranciers (bv. facturatieplatform)

Deze externe partijen werken volgens de GDPR-regels en verwerken gegevens nooit voor eigen doeleinden.

PrevX verkoopt of verhuurt persoonsgegevens nooit aan derden.

Beveiliging van gegevens

PrevX neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• Onbevoegde toegang

• Verlies

• Misbruik

• Diefstal

Voorbeelden: beveiligde e-mail, sterke wachtwoorden, up-to-date antivirus, beperkte toegang.

Jouw rechten volgens de GDPR

Je hebt altijd recht op:

• Inzage in jouw gegevens

• Aanpassing van foutieve gegevens

• Verwijdering van gegevens (‘recht om vergeten te worden’)

• Beperking van verwerking

• Overdracht van gegevens

• Bezwaar tegen verwerking

Je kan deze rechten uitoefenen door contact op te nemen via: peter@prevx.be

PrevX reageert binnen 30 dagen.

Vragen of klachten?

Voor vragen over deze privacyverklaring of je persoonsgegevens kan je terecht bij: peter@prevx.be

Ben je niet tevreden met de afhandeling? Dan kan je terecht bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Wijzigingen aan deze verklaring

PrevX behoudt zich het recht voor om deze Privacyverklaring te wijzigen wanneer nodig. Op de website verschijnt altijd de meest recente versie.